○奥州市文書管理規程

平成18年2月20日

訓令第11号

目次

第1章 総則(第1条―第8条の2)

第2章 文書の収受及び配布(第9条―第13条)

第3章 配布文書の取扱い(第14条―第16条)

第4章 文書の起案(第17条―第19条)

第5章 文書の決裁及び合議(第20条―第26条)

第6章 文書の施行(第27条―第33条)

第7章 文書の浄書及び発送(第34条―第37条)

第8章 文書の整理、保管及び保存(第38条―第46条)

第9章 補則(第47条・第48条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めのあるもののほか、文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職務上作成し、又は取得した書類、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 課等 奥州市市長部局行政組織規則(平成18年奥州市規則第4号。以下「組織規則」という。)第6条第1項各号の表の左欄に規定する課及び室並びに同条第2項の表の右欄に規定する事務局及びグループ並びに組織規則第21条の2の表の左欄に規定する課をいう。

(3) 課長等 前号に規定する課等の長をいう。

(4) 文書主管課 総務部総務課及び各総合支所地域支援グループをいう。

(5) 文書管理システム 電子計算機において文書の収受、起案、決裁、施行、保管、保存、引継、廃棄等の事務処理及び文書等に係る情報の総合的な管理を一元的に行う電子計算組織をいう。

(6) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワーク(地方公共団体の組織内情報通信ネットワークを相互に接続した広域的な情報通信ネットワークをいう。以下同じ。)を通じて交換される電磁的記録をいう。

(7) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないことを確認することができるものであること。

(公文書の種類)

第3条 公文書の種類は、次に掲げるとおりとする。

(1) 法規文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定により、議会の議決を経て制定するもの

 規則 法第15条の規定により、市長が定めるもの

(2) 公示文書

 告示 法令の規定等で公示が義務付けられているもの又は公表を要する行政処分若しくは規程等を公示するもの

 公告 告示以外のもので、一定の事実について広く住民に知らせるもの

(3) 令達文書

 訓令 所属機関又は所属職員に対して指示命令するもの

 訓 所属機関又は所属職員の一部に対して指示命令するもの

 達 特定の個人又は団体に対して特定の事項を指示命令するもの

 指令 所属機関又は個人若しくは団体の申請、願い又は伺いに対して指示命令するもの

(4) 一般文書

 照会 事実、状態、意思等を問い合わせ、又は情報の提供を求めるもの

 回答 照会、協議、依頼等に対し回答するもの

 報告 一定の事実又は意思を知らせるもの

 通知 一定の事実、処分又は意思を相手方に知らせるもの

 通達 指揮監督権に基づいて所管の機関等に対して職務運営上の細目的事項、法令の解釈、行政運用の方針等を指示するもの

 依命通達 補助機関が市長の命を受けて自己の名で発するもの

 申請、願い 上級庁に対して許可、認可、補助等の指令を求めるもの

 進達 経由文書を上級庁へ送付するもの

 副申 経由文書の進達に当たり意見等を添えるもの

 届出 法令等に基づいて一定の事項を届け出るもの

 協議 相手方に同意を求めるもの

 復命 上司から命じられた用務の結果を報告するもの

 上申 上司等に対し、意見又は事実を述べるもの

 内申 上司等に対し、意見、希望、事実等を述べるもの

 辞令 職員の身分、給与その他の異動について命令するもの

 供覧、回覧 上司の閲覧又は回覧に供するもの

 諮問 附属機関その他の機関に対し、調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの

 答申 諮問を受けた機関が、諮問事項について意見を述べるもの

 証明 一定の事実を証明する文書

 請願、陳情 特定の事項について実情を訴え、必要な措置を求めるもの

 賞状 表彰状、感謝状等

 その他の文書 からまでに掲げる文書以外の文書で職員がその職務に基づいて作成するもの

2 文書は、次に掲げる区分により取り扱うものとする。

(1) 庁内文書 部、室、課、出先機関、法第180条の5に規定する委員会(以下「行政委員会」という。)その他の市の機関相互において施行し、又は収受するもの

(2) 庁外文書 前号に掲げる文書等以外の文書等であって施行し、又は収受するもの

(文書取扱いの原則)

第4条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、その受渡しを確実に行うとともに、汚損又は紛失しないように注意しなければならない。

(文書作成の原則)

第5条 文書を作成するときは、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)により平易な口語体にしなければならない。

2 文書の記載、修正等は、インクその他鮮明で消滅し難いものを用いなければならない。

3 文書の書き方は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものにあっては、この限りでない。

(1) 法令により様式を縦書きと定められているもの

(2) 祝辞、弔辞その他これらに類するもの

(3) 前2号に掲げるもののほか、総務部総務課長が縦書きを必要と認めたもの

4 文書を作成するときは、総務部総務課長が必要と認めたものを除き、日本産業規格A列4番の用紙を使用しなければならない。

5 文書のとじ方は、特別な場合を除き、左とじとし、容易に分離しないようにしなければならない。

(文書等の年度又は年)

第6条 文書等の処理に関する年度は、毎年4月1日から翌年3月31日までとする。ただし、法規文書及び令達文書(訓令に限る。)の処理は、暦年により行うものとする。

(文書管理の調査及び指導)

第7条 課長等は、課等における文書の管理状況を調査し、必要な指導を行わなければならない。

2 総務部総務課長は、課等における文書管理状況を調査し、必要な指導を行うことができる。

(文書取扱主任)

第8条 文書取扱主任は、課等ごとに課長補佐(この職と同等の職を含む。以下この項において同じ。)1人をもって充てるものとする。ただし、職員の配置等により課長補佐がいない場合又はその他特別な理由がある場合は、その他の職員をもって充てることができる。

2 文書取扱主任は、課等内において取り扱う文書について次に掲げる事項を処理しなければならない。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書(次条第3項第2号の規定に係る文書を除く。)の審査及び指導に関すること。

(3) 文書の整理、保管及び保存に関すること。

(4) 第40条に定める文書目録の作成及び補正に関すること。

(5) 文書分類の補正に関すること。

(6) 完結文書の持出し及び貸出しに関すること。

(7) 文書管理システムの円滑な運用に関すること。

(8) 文書の廃棄に関すること。

(9) 総合行政ネットワーク文書の受信及び送信並びに電子署名に関すること。

(10) 前各号に掲げるもののほか、文書の管理に関すること。

(法規主任)

第8条の2 法務体制の強化及び充実を図るため、課等のうち本庁に置かれるもの(以下「本庁の課等」という。)に法規主任を置く。

2 法規主任は、本庁の課等ごとに課長補佐又は係長(これらの職と同等の職を含む。)のうちから1人を課長等が指名する。ただし、職員の配置等によりこれらの職員がいない場合その他特別な理由がある場合は、これらの職員以外の職員を指名することができる。

3 法規主任の職務内容は、次のとおりとする。

(1) 法令等の制定、改正等が所属する課等の所掌する事務に及ぼす影響の把握及び周知に関すること。

(2) 所属する課等内において取り扱う文書のうち、条例、規則、告示、訓令等の例規に関するものの審査及び指導に関すること。

(3) 所属する課等の所掌する事務に関して、奥州市法規審査委員会規程(平成18年奥州市訓令第45号)第7条第1項の規定による審査の求めを行う場合における奥州市法規審査委員会及び当該行おうとする審査の求めに関係する課等との連絡調整に関すること。

(4) 前3号に掲げるもののほか、所属する課等における法規に係る事務の能力の向上に関すること。

4 課長等は、第2項の規定により法規主任を指名したときは、速やかにその者の職及び氏名を総務部総務課長に報告しなければならない。その指名を変更したときも、同様とする。

第2章 文書の収受及び配布

(収受及び配布)

第9条 課等に送付された文書は、文書主管課において受領し、次に定めるところにより配布しなければならない。

(1) 封筒の表面又は文書の下部余白に収受日付印(様式第1号)を押し、速やかに所管の課等の文書取扱主任に配布しなければならない。この場合においては、所定の文書箱を経由して所管する課等に配布することができる。

(2) 不服申立書、訴訟書等で、収受の日時がその効力に影響を及ぼす文書は、その収受印を押した付近に収受日時を記載し、かつ、封皮のあるものは、これを添えて前号の手続を執らなければならない。

(3) 書留郵便物、電報、金券、現金等は、書留郵便物等処理簿(様式第2号)に所要事項を記入のうえ、宛先に配布し、受領印を徴さなければならない。ただし、慶弔電報その他の軽易なものについては、この処理を省略することができる。

2 2以上の課等の所管にわたる文書は、当該文書に最も関係のある課等に配布しなければならない。

3 文書主管課を経ないで課等が受領した文書及び執務時間外に送達された文書は、文書主管課に回付し、前2項の規定の例により処理しなければならない。

4 課等が所管する業務において申請書等を日常的に受け付ける場合は、前項の規定によらずに課等において作製した受付印を押印のうえ、当該課等の文書取扱主任に配布することができる。

5 前項に規定する課等において受付印を作成する場合は、文書主管課の承認を得たうえで、総務部総務課に届け出なければならない。

(総合行政ネットワーク文書の受信等)

第10条 総合行政ネットワーク文書等の電磁的記録の受信は、通信回線により結合された電子計算組織等(以下「電子計算組織等」という。)を利用して行うことができる。この場合において、当該電磁的記録を受信した課等の文書取扱主任は、当該電磁的記録に電子署名が付与されているときは、当該電子署名を検証し、必要な処理を行うものとする。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該総合行政ネットワーク文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送付すること。

(3) 受信した総合行政ネットワーク文書を総合文書管理支援システムに受信取込を行うこと。

2 電子計算組織等への着信の確認は、定時に行うものとする。

3 文書取扱主任は、第1項前段の規定により受信した電磁的記録が他の課等の所掌に係るものであるときは、速やかに当該電磁的記録を所掌する課等へ転送するものとする。

(郵便料金の未払又は不足の郵便物の処理)

第11条 郵便料金の未払又は不足の郵便物が送達されたときは、公務に関し特に必要と認められる場合に限り、その未払又は不足の郵便料金を支払って受領することができる。

(返付)

第12条 課等の文書取扱主任は、文書主管課から配布を受けた文書が当該課等の所管に属さないものであると認めるときは、配布先についての意見を付して文書主管課に返付しなければならない。

(集配)

第13条 庁内文書又は総合支所間の文書の集配は、次に掲げるところにより行うものとする。

(1) 本庁内の文書等の集配は、所定の文書箱を利用して、課等が行うものとする。ただし、次に掲げるものについては、文書箱を利用しないで行うものとする。

 重要なもの又は秘密を要するもの

 緊急を要するもの又は説明を要するもの

 大量の文書等その他集配が困難なもの

(2) 総合支所間の文書等の集配は、総務部総務課が行うものとし、文書主管課に到着した後の文書の集配は、文書主管課が文書箱等に整理した後、各課等が行うものとする。ただし、前号アからまでに掲げる文書の集配は、所管する課等が行うものとする。

第3章 配布文書の取扱い

(配布を受けた文書の取扱い)

第14条 文書取扱主任は、文書主管課から配布を受けた文書及び第10条の規定により受信した電磁的記録を速やかに課長等に回付しなければならない。ただし、定例的なもの又は軽易なものと認めた文書は、直接担当の係長(係長を置かない場合にあってはこれに準じる職にある者。以下同じ。)に回付することができる。

2 課長等は、前項により回付を受けたときは、自ら処理するものを除き、必要があるものについては、処理意見を付して担当の係長に配付しなければならない。

3 係長は、第1項ただし書及び前項の規定により文書の配付を受けたときは、自ら処理するものを除き、当該文書の余白に朱書する等の方法により、その処理に関する指示をして担当の職員に配付しなければならない。

4 担当の職員は、前項の規定により配付を受けた文書の収受日、件名、相手先等を文書管理システムに登録しなければならない。ただし、その内容が定例的なもの又は軽易なものについては、文書管理システムへの登録を省略することができる。

5 前項の規定にかかわらず、定例的に多数収受する同種の文書又は諸証明等連続した番号により整理する文書については、文書管理システムへの登録を一括して行うことができる。

(供覧を要する文書)

第15条 課長等は、前条第1項の規定により文書取扱主任から回付された文書のうち、次に掲げる文書については、直ちに関係者及び上司に供覧しなければならない。

(1) 上級行政庁からの訓令又は通達等で重要と認められるもの

(2) 処理について直接上司の指示又は承認を受ける必要があると認められるもの

(3) 前2号に掲げるもののほか、特に供覧する必要があると認められるもの

(未処理文書の取扱い)

第16条 未処理文書は、課長等が指定する一定の場所に収納し、常にその所在及び処理状況を明らかにしておかなければならない。

第4章 文書の起案

(起案)

第17条 文書の起案は、原則として文書管理システムにより行うものとする。

2 前項の起案においては、起案者が伺文、起案理由その他所要事項を文書管理システムに入力し、必要に応じて、文案、準拠法令の条文、参考書類、予算関係等の必要な事項を添付しなければならない。

3 前項の規定にかかわらず、定例的なもの又は軽易なもので、回覧のみで完結させるものについては、伺文及び起案理由を省略して文書管理システムにより起案することができる。

4 回議案には、関係書類を順序よく添付するとともに、他から収受した資料には、収受した先、件名、施行年月日等を余白に記載しなければならない。

5 回議案を訂正するときは、起案者がその箇所を修正するものとする。この場合において、第20条第2項第2号の回議用紙を訂正するときは、当該箇所に認印を押印するものとする。

(余白処理)

第18条 収受文書に基づく回議案で定例的なもの又は軽易なものについては、文書管理システムによる起案によらず、当該文書の余白により処理することができる。ただし、文書の施行を伴うもので文書管理システムにより取得する文書番号を付する必要のないもの又は文書の施行を伴わないものに限る。

(特殊な取扱いの表示)

第19条 回議案で期限のあるものはその期限を、内容の特に重要なものは「重要」と、急を要するものは「至急」と、例規に属するものは「例規」と、秘密を要するものは「秘」と、法規審査委員会に付議するものは「要法規審査委員会」と、その他特に特別の取扱いを要するものはその旨を朱書により表示しなければならない。

第5章 文書の決裁及び合議

(決裁及び決裁区分)

第20条 回議案は、奥州市代決専決規程(平成18年奥州市訓令第1号)により決裁を受けなければならない。

2 前項の決裁は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める方法により受けるものとする。

(1) 電子決裁 文書管理システムにおいて電子的に回議された回議案に対し、決裁権者が電子的な承認処理により決裁する方法をいう。

(2) 押印決裁 文書管理システムから出力した回議用紙(様式第3号)に対し、決裁権者が押印により決裁する方法をいう。

(重要文書の持ち回り等)

第21条 回議案で急を要するもの又は秘密を要するもの若しくは重要なものは、押印決裁によりその内容について十分に説明のできる者が持ち回りして決裁を受けなければならない。

2 緊急やむを得ない事案で、定例の手続を執るいとまがないときは、電話又は口頭等便宜な方法で上司の承認を受け、処理の後、定例の手続を執らなければならない。

(回議案の合議)

第22条 回議案で他の課等に関係のあるものは、当該事務を担当する部長の決裁後(当該他の課等が同じ部内である場合は、当該部長の決裁前)に関係する部長及び課長等に合議しなければならない。ただし、あらかじめ、関係する部長及び課長等と協議し、意見の調整ができた場合は、この限りでない。

2 前項本文の規定により合議を受けた関係する部長及び課長等は、特別の事情があるものを除き、速やかに、同意又は不同意を決し、その旨回議案に表示(電子決裁にあっては、電磁的に表示)しなければならない。

3 前項の場合において、その意見を異にするときは、関係する部長及び課長等と協議し、当該協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。

4 合議を経た案を改めようとするとき、又は廃案にしようとするときは、再度合議しなければならない。ただし、軽易な事項については、連絡のうえ、同意を得て処理することができる。

5 回議案の合議先が2以上の課等にわたる場合は、関係する部長及び課長等の表示は、合議を経る順序に記載しなければならない。

6 部に属さない組織に係る回議案の合議については、第1項から第3項まで及び前項の規定中「担当する部長」とあるのは「担当する課長等」と、「部長及び課長等」とあるのは「課長等」と読み替えるものとする。

(再回付)

第23条 合議を受けた部長及び課長等において、回議案の結果を知る必要があるときは、その回議案に「再回付」と朱書(電子決裁にあっては、電磁的に表示)しなければならない。

2 前項の規定により再回付を要する文書は、決裁後当該合議した部長及び課長等に回覧しなければならない。

(廃案等)

第24条 回議案が回議中又は合議中に廃案となり、又は重大な要旨の変更を受けたときは、担当者は、当該回議案に「廃案」又は「要旨変更」と朱書し、かつ、回議し、又は合議した関係者に回覧し、又はその旨を通知しなければならない。

2 回議案について、決裁後でその施行前に、廃案又は要旨の変更が生じたときは、担当者は、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(1) 廃案とする場合は、廃案の理由を付して当該回議案を廃案とする回議案を新たに起案し、廃案とすべき回議案を添えて決裁を受け、決裁後は、廃案となった回議案に「廃案」として保管しなければならない。

(2) 要旨の変更を必要とする場合は、要旨の変更理由を付して当該回議案の要旨を変更する回議案を新たに起案し、要旨を変更すべき回議案を添えて決裁を受け、決裁後は、添付した回議案に「要旨変更」と朱書し、要旨変更後の内容により施行しなければならない。

(文書の審査)

第25条 文書取扱主任は、課等内で回付された回議案(次項前段の規定に係る回議案を除く。)について次に掲げる事項を重点にして審査しなければならない。

(1) 法令との関連について

(2) 公文例、用字及び用語について

(3) 関係する部長及び課長等の合議について

(4) 前3号に掲げる以外の公文書としての必要事項について

2 法規主任は、課等内で回付された回議案のうち、条例、規則、告示、訓令等の例規に関するものについて前項各号に掲げる事項を重点にして審査しなければならない。この場合において、当該回議案の内容に関係する課等の法規主任と必要な調整を行うものとする。

(決裁後の処理)

第26条 決裁を完了した回議案(以下「原議」という。)のうち押印決裁で回付したものについては、速やかに決裁の年月日を記載し、決裁の年月日を明らかにしておかなければならない。

2 電子決裁で回付した原議については、文書管理システムより決裁者の名前が印字された回議用紙を出力するものとする。

3 前2項の手続を経た押印決裁及び電子決裁の原議のうち施行を要するものは、直ちに、その手続を執らなければならない。

第6章 文書の施行

(文書の記号、番号等)

第27条 文書で発送を要するものは、次に掲げるところにより記号及び番号を付さなければならない。ただし、法令に記号、番号等について特に規定されているもの、契約書、感謝状、書簡文、辞令等慣例により記号、番号等を必要としないものについては、この限りでない。

(1) 条例及び規則 市名及び総務部総務課において別に定めた番号

(2) 告示及び訓令 市名及び総務部総務課において別に定めた番号又は公示番号簿(様式第5号)による番号

(3) 訓、達及び指令 市名、訓、達又は指令、別表に掲げる記号及び文書管理システムにより取得した文書番号

(4) 往復文書等 別表に掲げる記号及び文書管理システムにより取得した文書番号(軽易な事案に属する文書及び庁内文書は、番号を記載しないで「号外」と表示して処理することができるものとする。)

2 文書の番号は、前項第1号及び第2号に掲げる文書については暦年、同項第3号に掲げる文書及び同項第4号に掲げる文書のうち文書管理システムにより取得した番号を付するものについては会計年度の期間を通じる連続の番号を用いなければならない。

(文書の日付)

第28条 文書の日付は、施行の日とする。ただし、特に期日に指定のあるものについては、この限りでない。

(文書の発信人)

第29条 文書の発信人は、市長としなければならない。ただし、委任された事項に係るもの、定例的なもの又は軽易なものについては、副市長、部長、総合支所長、会計管理者又は課長等を発信人とすることができる。

(公印の使用)

第30条 次に掲げる文書には、公印を押さなければならない。

(1) 法規文書(条例を除く。)、公示文書及び令達文書

(2) 一般文書であって、次に掲げる文書

 市又は相手方の権利義務又は法的地位に影響を及ぼす文書

 市が特定の事実を公印により証明する必要がある文書

 法令の規定により公印を押す義務が課されている文書

2 契約、登記、証明等に関する文書で、書類の枚数が2枚以上にわたるものは、その両面にかけて、割印を押さなければならない。ただし、袋とじをした文書については、のり付けの箇所に割印を押さなければならない。

(電子署名)

第31条 前条の規定にかかわらず、市から送信する総合行政ネットワーク文書には、電子署名を行うものとする。

2 総合行政ネットワーク文書に電子署名を受けようとする職員は、原議を添えて当該総合行政ネットワーク文書を総務部総務課の文書取扱主任(その職員が所属する課等において電子署名を行うことができる場合は、その課等の文書取扱主任)に提出し、電子署名を行うことを請求するものとする。

3 前項の規定による請求を受けた文書取扱主任は、電子署名を行うべき総合行政ネットワーク文書を当該総合行政ネットワーク文書に係る原議と照合し、相違がないことを確認して電子署名を行うものとする。

4 電子署名を行うために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。

(事務担当課等名等の表示)

第32条 一般文書の下部余白には、当該文書に係る事務担当課等名、電話番号、担当者名を記載しなければならない。ただし、別に定めのあるものについては、この限りでない。

(文書の再発行)

第33条 施行した文書について、紛失、汚損等のため同一のものを再発行する必要があるとき、又は誤字等のため訂正等をしたうえで再発行する必要があるときは、原議の余白にその旨を記載して課長等の承認を受けなければならない。

2 前項の規定により文書を再発行するときは、必要に応じ、当該文書の余白に「再発行」の表示をするものとする。

第7章 文書の浄書及び発送

(浄書等)

第34条 文書の浄書及び校合は、各課等で行わなければならない。

2 文書の浄書は、誤写、誤字及び脱字のないよう注意し、かつ、浄書後は校合を確実に行わなければならない。

(文書の発送)

第35条 文書は、決裁後、直ちに発送しなければならない。

(発送の方法)

第36条 文書、物品等を発送するときは、原則として郵送によるものとする。この場合において、文書主管課を経由して発送するときは、奥州市の休日に関する条例(平成18年奥州市条例第2号)第1条第1項に規定する日(以下「市の休日」という。)を除き、文書主管課の長の指定する時間までに文書主管課に回付しなければならない。

2 行政区長(奥州市行政区設置規則(平成18年奥州市規則第11号)第2条に規定する者をいう。)を通じて送付する文書の使送日は、市の休日を除き、原則として、毎月第2木曜日及び第4木曜日とし、文書には、宛先を明記し、かつ、行政区ごとに分類のうえ、文書主管課の長の指定する期限までに所定の文書箱に投かんしなければならない。

(文書の送信)

第37条 往復文書等で相手方から文書の送付方法について指定されたもの等について必要と認められる場合は、ファクシミリ、電子計算組織等により送信することができる。

2 総合行政ネットワーク文書の送信は、総務部総務課の文書取扱主任(総務部総務課以外の課等の文書取扱主任が送信を行うことができる場合は、その課等の文書取扱主任)が行うものとする。

第8章 文書の整理、保管及び保存

(文書の整理及び保管)

第38条 完結文書は、次条に規定する文書分類による分類記号、保存年限等を記入のうえ、文書管理システムに定める文書分類に基づき保管しなければならない。この場合において、完結年月日の古いものから順に置き、最も新しいものが前に位置するように整理しなければならない。

2 完結文書は、課長等の承認を受けた場合を除き、庁外へ持ち出してはならない。

(文書分類)

第39条 文書は、文書管理システムに定める文書分類に従い分類及び整理するものとする。

2 課長等は、文書管理システムに定める文書分類を追加し、削除し、又は変更しようとするときは、総務部総務課長と協議しなければならない。

(文書目録の作成)

第40条 課長等は、処理した文書の件名等を常に把握するため、毎年度、文書目録(様式第6号)を取りまとめなければならない。

2 課長等は、前項の規定により取りまとめた文書目録を課等の窓口等に備え、市民等の閲覧に供するものとする。

(文書の保存年限)

第41条 文書の保存年限は、法令で特別の定めがあるもののほか、永年、10年、5年、3年、1年又は常用とし、課長等が総務部総務課長と協議のうえ、定めなければならない。

2 前項の保存年限は、会計年度によるものにあっては文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の初日から、暦年によるものにあっては文書の完結した日の属する年の翌年の初日から、それぞれ起算するものとする。

(完結文書の編集、製本等)

第42条 完結文書は、必要に応じ、次により編集、製本等を行うものとする。

(1) 保存年限が同一のものを編集すること。

(2) 2年以上にわたる文書は、最も新しい文書の完結年月日に属する年度に編集すること。

(3) 完結文書を簿冊に製本して保存する場合は、その表紙及び背表紙に分類記号、完結年度、簿冊名、保存年限及び課等の名称を記載すること。

(電子決裁文書の整理等)

第43条 第38条及び前条の規定にかかわらず、電子決裁に係る電磁的記録(以下「電子決裁文書」という。)の整理、保管及び保存は、文書管理システムにおいて行うものとする。

2 奥州市財務規則(平成18年奥州市規則第57号)に定める請求書その他の添付書類(以下この項において「添付書類等」という。)を磁気記録として電子決裁文書に添付した場合の当該磁気記録は、添付書類等とみなす。この場合において、当該添付書類等の原票は、第38条の規定の例により、財務事務を執行した課等において整理及び保管するものとする。

3 電子決裁文書は、消滅、改ざん、漏えい等が生じないよう適切に保管しなければならない。

(保存文書の持出し)

第44条 保存文書の持出しをしようとする者は、文書持出票(様式第7号)に所要事項を記載し、課等の文書取扱主任の承認を受けなければならない。

2 保存文書の持出しをする者は、当該文書を損傷し、又は紛失しないように注意するとともに、転貸し、抜き取り、追補し、抹消し、又は訂正してはならない。

3 保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、公務上必要があると認められるときは、あらかじめ課等の文書取扱主任の承認を得て、庁外に持ち出すことができる。

(保存文書の廃棄等)

第45条 保存年限の満了した文書は、課長等の決裁のうえ廃棄しなければならない。

2 廃棄する文書のうち、他に漏れて支障のあるもの、印影を悪用されるおそれのあるもの等については、消除、裁断、焼却等の処理をしなければならない。

3 第43条の規定により保存されている電子決裁文書の廃棄は、保存年限満了後文書管理システムにおいて、復元することができないよう消去するものとする。

4 保存年限の満了した文書が、その満了後においても継続して活用することが適当と認められるときは、第1項の規定にかかわらず、保存年限を延長することができる。この場合において、その延長する保存年限は、第41条の規定の例による。

(公文書検索資料の作成)

第46条 文書主管課の長は、公文書公開等を円滑に行うため、文書管理システムにより文書件名簿、保存文書の一覧表及び文書分類表を公文書検索資料として編集し、窓口に備えておき、市民等の閲覧に供するものとする。

第9章 補則

(準用)

第47条 組織規則第24条第1項に規定する機関に置く組織及び組織規則第25条第2項に規定する公の施設に置く組織においては、この訓令の規定に準じて、所管する文書を取り扱うものとする。

(補則)

第48条 この訓令に定めるもののほか文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。

(施行期日)

1 この訓令は、平成18年2月20日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令は、この訓令の施行の日以後に収受し、又は起案した文書等について適用し、同日前に収受し、又は起案した文書等については、なお従前の例による。

3 この訓令による改正前の水沢市文書管理規程(平成10年水沢市訓令第1号)、江刺市文書取扱規程(平成6年江刺市訓令第5号)、前沢町文書管理規程(昭和40年前沢町規程第2号)、文書管理規程(平成12年胆沢町訓令第8号)及び衣川村役場文書取扱規程(平成16年衣川村訓令第2号)(以下「改正前の訓令」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、この訓令の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。

4 改正前の訓令に規定する様式による用紙は、当分の間、必要な調整をして引き続き使用することができる。

(平成19年3月28日訓令第2号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成19年9月27日訓令第11号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

(平成20年3月28日訓令第5号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(平成21年2月2日訓令第1号)

この訓令は、平成21年3月1日から施行する。

(平成21年3月30日訓令第9号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(平成22年3月31日訓令第2号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(平成22年12月14日訓令第14号)

この訓令は、平成22年12月14日から施行する。

(平成23年3月28日訓令第1号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(平成23年7月1日訓令第4号)

この訓令は、平成23年7月1日から施行する。

(平成23年12月3日訓令第9号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(平成24年3月30日訓令第2号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(平成25年3月29日訓令第6号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

(平成27年3月30日訓令第3号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。ただし、第2条中奥州市長の権限に属する事務の補助執行に関する規程本則の改正規定、同訓令第1条の改正規定、同訓令第4条第1項の改正規定(同項の表第3条第1項の項を削る部分、同表第3条第2項の部副市長の項を削る部分並びに同表第4条第1項の部副市長の項を削る部分及び同部課長等の項中「教育長若しくは」を削る部分に限る。)及び同訓令第5条の改正規定(同条の表第9条第1項の部副市長、部長等(院長等を除く。)及び課長等(事務長、サンホテル衣川荘支配人、奥州市子育て総合支援センター所長及び子ども発達支援センター所長を除く。)の項中「教育長」を「副市長」に改める部分、同表別表第1第1項第1号及び第2号の表事務の種類の部の部副市長の項を削る部分及び同表別表第1第1項第3号並びに第3項第1号及び第2号の表事務の種類の部の部副市長の項を削る部分に限る。)は、地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成26年法律第76号)による改正後の地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第4条第1項の規定により教育長が任命された日から施行する。

(平成28年3月29日訓令第2号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(平成29年2月21日訓令第1号)

この訓令は、平成29年2月21日から施行する。ただし、別表の改正規定は、平成29年4月1日から施行する。

(平成31年3月28日訓令第2号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

(令和元年5月14日訓令第1号)

この訓令は、令和元年7月1日から施行する。ただし、様式第4号の改正規定は、令和元年5月14日から施行する。

(令和2年3月25日訓令第5号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(令和3年3月26日訓令第2号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。ただし、第1条中奥州市代決専決規程別表第1の1(1)の表、別表第1の5(3)の表及び別表第1の2の2(1)の表の改正規定、第2条中奥州市文書管理規程第44条第2項の改正規定並びに第3条中奥州市公印規程別表公の施設の部70から88までの項から94の項までを削る改正規定は、令和3年3月26日から施行する。

(令和4年3月24日訓令第1号)

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

(令和5年3月22日訓令第1号)

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

(令和5年6月30日訓令第4号)

この訓令は、令和5年7月1日から施行する。

(令和5年12月1日訓令第7号)

この訓令は、令和5年12月1日から施行する。

別表(第27条関係)

区分

記号

本庁

政策企画部

政策企画課

奥政

未来羅針盤課

奥未

総務部

総務課

奥総

行革デジタル戦略課

奥行デ

財務部

財政課

奥財

財産運用課

奥財運

納税課

奥納

税務課

奥税

競馬対策室

奥競

協働まちづくり部

地域づくり推進課

奥地づ

生涯学習スポーツ課

奥生ス

市民環境部

市民課

奥市

生活環境課

奥環

危機管理課

奥危

商工観光部

商業観光課

奥商

企業振興課

奥企

観光施設対策室

奥観

農林部

農政課

奥農政

農地林務課

奥農地

人・農地プラン推進室

奥人農

福祉部

福祉課

奥福

長寿社会課

奥長

健康こども部

こども家庭課

奥こ

健康増進課

奥健

保育こども園課

奥保

新医療センター建設準備室

奥新医

都市整備部

土木課

奥土

維持管理課

奥維

都市計画課

奥都

上下水道部

経営課

奥道経

水道課

奥道水

下水道課

奥道下

会計課

奥会

水沢総合支所事務局

事務局(協働まちづくり部門)

奥水協

事務局(都市整備部門)

奥水都

江刺総合支所

地域支援グループ

奥江地

市民生活グループ

奥江市

健康福祉グループ

奥江健

前沢総合支所

地域支援グループ

奥前地

市民福祉グループ

奥前市

胆沢総合支所

地域支援グループ

奥胆地

市民生活グループ

奥胆市

健康福祉グループ

奥胆健

衣川総合支所

地域支援グループ

奥衣地

市民福祉グループ

奥衣市

備考 組織規則第14条に規定する課内室が発送する文書について、当該課内室を所管する課等が用いる記号により難い特別の事情があると認められるときは、当該課内室を所管する課長等は、総務課長の承認を受けたうえで、当該記号に準ずる他の記号を用いることができる。

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様式第4号 削除

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奥州市文書管理規程

平成18年2月20日 訓令第11号

(令和5年12月1日施行)

体系情報
第3編 行政通則/第3章 文書・統計・公印
沿革情報
平成18年2月20日 訓令第11号
平成19年3月28日 訓令第2号
平成19年9月27日 訓令第11号
平成20年3月28日 訓令第5号
平成21年2月2日 訓令第1号
平成21年3月30日 訓令第9号
平成22年3月31日 訓令第2号
平成22年12月14日 訓令第14号
平成23年3月28日 訓令第1号
平成23年7月1日 訓令第4号
平成23年12月3日 訓令第9号
平成24年3月30日 訓令第2号
平成25年3月29日 訓令第6号
平成27年3月30日 訓令第3号
平成28年3月29日 訓令第2号
平成29年2月21日 訓令第1号
平成31年3月28日 訓令第2号
令和元年5月14日 訓令第1号
令和2年3月25日 訓令第5号
令和3年3月26日 訓令第2号
令和4年3月24日 訓令第1号
令和5年3月22日 訓令第1号
令和5年6月30日 訓令第4号
令和5年12月1日 訓令第7号