2　文書は、次に掲げる区分により取り扱うものとする。

2　文書の記載、修正等は、インクその他鮮明で消滅し難いものを用いなければならない。

3　文書の書き方は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものにあっては、この限りでない。

4　文書を作成するときは、総務部総務課長が必要と認めたものを除き、日本産業規格A列4番の用紙を使用しなければならない。

5　文書のとじ方は、特別な場合を除き、左とじとし、容易に分離しないようにしなければならない。

2　総務部総務課長は、課等における文書管理状況を調査し、必要な指導を行うことができる。

2　文書取扱主任は、課等内において取り扱う文書について次に掲げる事項を処理しなければならない。

2　法規主任は、本庁の課等ごとに課長補佐又は係長(これらの職と同等の職を含む。)のうちから1人を課長等が指名する。ただし、職員の配置等によりこれらの職員がいない場合その他特別な理由がある場合は、これらの職員以外の職員を指名することができる。

3　法規主任の職務内容は、次のとおりとする。

4　課長等は、第2項の規定により法規主任を指名したときは、速やかにその者の職及び氏名を総務部総務課長に報告しなければならない。その指名を変更したときも、同様とする。

2　2以上の課等の所管にわたる文書は、当該文書に最も関係のある課等に配布しなければならない。

3　文書主管課を経ないで課等が受領した文書及び執務時間外に送達された文書は、文書主管課に回付し、前2項の規定の例により処理しなければならない。

4　課等が所管する業務において申請書等を日常的に受け付ける場合は、前項の規定によらずに課等において作製した受付印を押印のうえ、当該課等の文書取扱主任に配布することができる。

5　前項に規定する課等において受付印を作成する場合は、文書主管課の承認を得たうえで、総務部総務課に届け出なければならない。

2　電子計算組織等への着信の確認は、定時に行うものとする。

3　文書取扱主任は、第1項前段の規定により受信した電磁的記録が他の課等の所掌に係るものであるときは、速やかに当該電磁的記録を所掌する課等へ転送するものとする。

2　課長等は、前項により回付を受けたときは、自ら処理するものを除き、必要があるものについては、処理意見を付して担当の係長に配付しなければならない。

3　係長は、第1項ただし書及び前項の規定により文書の配付を受けたときは、自ら処理するものを除き、当該文書の余白に朱書する等の方法により、その処理に関する指示をして担当の職員に配付しなければならない。

4　担当の職員は、前項の規定により配付を受けた文書の収受日、件名、相手先等を文書管理システムに登録しなければならない。ただし、その内容が定例的なもの又は軽易なものについては、文書管理システムへの登録を省略することができる。

5　前項の規定にかかわらず、定例的に多数収受する同種の文書又は諸証明等連続した番号により整理する文書については、文書管理システムへの登録を一括して行うことができる。

2　前項の起案においては、起案者が伺文、起案理由その他所要事項を文書管理システムに入力し、必要に応じて、文案、準拠法令の条文、参考書類、予算関係等の必要な事項を添付しなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、定例的なもの又は軽易なもので、回覧のみで完結させるものについては、伺文及び起案理由を省略して文書管理システムにより起案することができる。

4　回議案には、関係書類を順序よく添付するとともに、他から収受した資料には、収受した先、件名、施行年月日等を余白に記載しなければならない。

5　回議案を訂正するときは、起案者がその箇所を修正するものとする。この場合において、第20条第2項第2号の回議用紙を訂正するときは、当該箇所に認印を押印するものとする。

2　前項の決裁は、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める方法により受けるものとする。

2　緊急やむを得ない事案で、定例の手続を執るいとまがないときは、電話又は口頭等便宜な方法で上司の承認を受け、処理の後、定例の手続を執らなければならない。

2　前項本文の規定により合議を受けた関係する部長及び課長等は、特別の事情があるものを除き、速やかに、同意又は不同意を決し、その旨回議案に表示(電子決裁にあっては、電磁的に表示)しなければならない。

3　前項の場合において、その意見を異にするときは、関係する部長及び課長等と協議し、当該協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。

4　合議を経た案を改めようとするとき、又は廃案にしようとするときは、再度合議しなければならない。ただし、軽易な事項については、連絡のうえ、同意を得て処理することができる。

5　回議案の合議先が2以上の課等にわたる場合は、関係する部長及び課長等の表示は、合議を経る順序に記載しなければならない。

6　部に属さない組織に係る回議案の合議については、第1項から第3項まで及び前項の規定中「担当する部長」とあるのは「担当する課長等」と、「部長及び課長等」とあるのは「課長等」と読み替えるものとする。

2　前項の規定により再回付を要する文書は、決裁後当該合議した部長及び課長等に回覧しなければならない。

2　回議案について、決裁後でその施行前に、廃案又は要旨の変更が生じたときは、担当者は、次に掲げるところにより処理しなければならない。

2　法規主任は、課等内で回付された回議案のうち、条例、規則、告示、訓令等の例規に関するものについて前項各号に掲げる事項を重点にして審査しなければならない。この場合において、当該回議案の内容に関係する課等の法規主任と必要な調整を行うものとする。

2　電子決裁で回付した原議については、文書管理システムより決裁者の名前が印字された回議用紙を出力するものとする。

3　前2項の手続を経た押印決裁及び電子決裁の原議のうち施行を要するものは、直ちに、その手続を執らなければならない。

2　文書の番号は、前項第1号及び第2号に掲げる文書については暦年、同項第3号に掲げる文書及び同項第4号に掲げる文書のうち文書管理システムにより取得した番号を付するものについては会計年度の期間を通じる連続の番号を用いなければならない。

2　契約、登記、証明等に関する文書で、書類の枚数が2枚以上にわたるものは、その両面にかけて、割印を押さなければならない。ただし、袋とじをした文書については、のり付けの箇所に割印を押さなければならない。

2　総合行政ネットワーク文書に電子署名を受けようとする職員は、原議を添えて当該総合行政ネットワーク文書を総務部総務課の文書取扱主任(その職員が所属する課等において電子署名を行うことができる場合は、その課等の文書取扱主任)に提出し、電子署名を行うことを請求するものとする。

3　前項の規定による請求を受けた文書取扱主任は、電子署名を行うべき総合行政ネットワーク文書を当該総合行政ネットワーク文書に係る原議と照合し、相違がないことを確認して電子署名を行うものとする。

4　電子署名を行うために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。

2　前項の規定により文書を再発行するときは、必要に応じ、当該文書の余白に「再発行」の表示をするものとする。

2　文書の浄書は、誤写、誤字及び脱字のないよう注意し、かつ、浄書後は校合を確実に行わなければならない。

2　行政区長(奥州市行政区設置規則(平成18年奥州市規則第11号)第2条に規定する者をいう。)を通じて送付する文書の使送日は、市の休日を除き、原則として、毎月第2木曜日及び第4木曜日とし、文書には、宛先を明記し、かつ、行政区ごとに分類のうえ、文書主管課の長の指定する期限までに所定の文書箱に投かんしなければならない。

2　総合行政ネットワーク文書の送信は、総務部総務課の文書取扱主任(総務部総務課以外の課等の文書取扱主任が送信を行うことができる場合は、その課等の文書取扱主任)が行うものとする。

2　完結文書は、課長等の承認を受けた場合を除き、庁外へ持ち出してはならない。

2　課長等は、文書管理システムに定める文書分類を追加し、削除し、又は変更しようとするときは、総務部総務課長と協議しなければならない。

2　課長等は、前項の規定により取りまとめた文書目録を課等の窓口等に備え、市民等の閲覧に供するものとする。

2　前項の保存年限は、会計年度によるものにあっては文書の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の初日から、暦年によるものにあっては文書の完結した日の属する年の翌年の初日から、それぞれ起算するものとする。

2　奥州市財務規則(平成18年奥州市規則第57号)に定める請求書その他の添付書類(以下この項において「添付書類等」という。)を磁気記録として電子決裁文書に添付した場合の当該磁気記録は、添付書類等とみなす。この場合において、当該添付書類等の原票は、第38条の規定の例により、財務事務を執行した課等において整理及び保管するものとする。

3　電子決裁文書は、消滅、改ざん、漏えい等が生じないよう適切に保管しなければならない。

2　保存文書の持出しをする者は、当該文書を損傷し、又は紛失しないように注意するとともに、転貸し、抜き取り、追補し、抹消し、又は訂正してはならない。

3　保存文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、公務上必要があると認められるときは、あらかじめ課等の文書取扱主任の承認を得て、庁外に持ち出すことができる。

2　廃棄する文書のうち、他に漏れて支障のあるもの、印影を悪用されるおそれのあるもの等については、消除、裁断、焼却等の処理をしなければならない。

3　第43条の規定により保存されている電子決裁文書の廃棄は、保存年限満了後文書管理システムにおいて、復元することができないよう消去するものとする。

4　保存年限の満了した文書が、その満了後においても継続して活用することが適当と認められるときは、第1項の規定にかかわらず、保存年限を延長することができる。この場合において、その延長する保存年限は、第41条の規定の例による。

(施行期日)

1　この訓令は、平成18年2月20日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令は、この訓令の施行の日以後に収受し、又は起案した文書等について適用し、同日前に収受し、又は起案した文書等については、なお従前の例による。

3　この訓令による改正前の水沢市文書管理規程(平成10年水沢市訓令第1号)、江刺市文書取扱規程(平成6年江刺市訓令第5号)、前沢町文書管理規程(昭和40年前沢町規程第2号)、文書管理規程(平成12年胆沢町訓令第8号)及び衣川村役場文書取扱規程(平成16年衣川村訓令第2号)(以下「改正前の訓令」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、この訓令の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。

4　改正前の訓令に規定する様式による用紙は、当分の間、必要な調整をして引き続き使用することができる。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年3月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年12月14日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年7月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。ただし、第2条中奥州市長の権限に属する事務の補助執行に関する規程本則の改正規定、同訓令第1条の改正規定、同訓令第4条第1項の改正規定(同項の表第3条第1項の項を削る部分、同表第3条第2項の部副市長の項を削る部分並びに同表第4条第1項の部副市長の項を削る部分及び同部課長等の項中「教育長若しくは」を削る部分に限る。)及び同訓令第5条の改正規定(同条の表第9条第1項の部副市長、部長等(院長等を除く。)及び課長等(事務長、サンホテル衣川荘支配人、奥州市子育て総合支援センター所長及び子ども発達支援センター所長を除く。)の項中「教育長」を「副市長」に改める部分、同表別表第1第1項第1号及び第2号の表事務の種類の部の部副市長の項を削る部分及び同表別表第1第1項第3号並びに第3項第1号及び第2号の表事務の種類の部の部副市長の項を削る部分に限る。)は、地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成26年法律第76号)による改正後の地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第4条第1項の規定により教育長が任命された日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年2月21日から施行する。ただし、別表の改正規定は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和元年7月1日から施行する。ただし、様式第4号の改正規定は、令和元年5月14日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。ただし、第1条中奥州市代決専決規程別表第1の1(1)の表、別表第1の5(3)の表及び別表第1の2の2(1)の表の改正規定、第2条中奥州市文書管理規程第44条第2項の改正規定並びに第3条中奥州市公印規程別表公の施設の部70から88までの項から94の項までを削る改正規定は、令和3年3月26日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年7月1日から施行する。

この訓令は、令和5年12月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。